+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Как правильно присвоить входящий номер документа

Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе. В процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам организации, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов. Регистрация фиксирует факт поступления документа в организацию и позволяет однозначно идентифицировать любой поступивший документ вне зависимости от подразделений, которые с ним работают. Фактически регистрационный номер дает документу уникальное в пределах организации наименование, по которому сотрудники способны однозначно идентифицировать документ. Иные способы идентификации при большом документообороте, как правило, слишком громоздки и неудобны.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Регистрация входящего документа СМДО в модуле Канцелярия "ПК Делопроизводство"

Порядок регистрации, рассылки и хранения документов, относящихся к данной группе, можно представить в виде схемы: Реестр протоколов совещаний. Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 7. Регистрация и рассылка протоколов исполнителям осуществляется по вышеприведенной схеме.

Если в вашей организации есть другие виды документов, требующих регистрации, то создать реестр по вышеприведенным образцам вам не составит труда.

Наш совет. Стремитесь к разумной унификации реестров. Если можно какие-то виды документов объединить и регистрировать в общем для них реестре — делайте один общий журнал подобно реестру служебных, пояснительных и докладных записок, в который заносятся незначительно отличающиеся друг от друга виды внутренних документов.

Договоры Общий вид и варианты заполнения представлены в Примерах 8— Останавливаться на нем не будем, так как в мартовском номере [3] я подробно описывала, как создать и вести этот реестр.

Входящие документы Оптимальнее всего будет регистрировать их в едином реестре входящей корреспонденции.

Конечно, никто не запрещает вам создать отдельные реестры для документов, поступающих по факсу, по электронной почте и т. Итак, реестр регистрации входящей корреспонденции в наиболее общем виде должен выглядеть так, как представлено в Примере Пояснения по столбцам: Здесь нужно дать некоторые пояснения.

За получение простого письма на почте расписываться не нужно. Сложнее обстоит дело с письмами, за получение которых вы где-либо расписываетесь. В этом случае дата, проставленная в соответствующей графе с подписью, должна соответствовать той дате, которую вы ставите на извещении о получении заказного или ценного письма, дате, которую вы поставили на уведомлении о вручении, если таковое было, дате, которую вы проставили рядом со своей росписью в доставочном листе, спешно привезенном курьером, и т.

Номер может быть как числовым, так и буквенно-числовым это предпочтительнее, так как я рекомендую разбить входящие на следующие подгруппы и ввести для каждой буквенный индекс: Без индекса следует регистрировать бумажные документы, полученные иными путями например, доставленные работником организации и сданные на регистрацию по возвращении его из командировки; доставленные гостями, посетившими вашу организацию с деловым визитом и т.

Буквенный индекс может быть абсолютно любым, в зависимости от ваших насущных потребностей, например, ЗП — заказное письмо, ЦП — ценное письмо и т. Но не очень увлекайтесь, а то сами запутаетесь. Обратите внимание! Все поступившие к вам документы должны иметь регистрационные номера, а вот проставлять их с помощью штампа или от руки нужно не везде.

Не вся поступающая корреспонденция подлежит обязательной регистрации. Как правило, не вносятся в реестр регистрации входящих документов поступающие рекламные и поздравительные материалы открытки, проспекты, брошюры, буклеты , а также документы, поступающие по электронной почте, но не имеющие признаков оригинала таких как исходящий номер, дата, должность и Ф.

На первых порах рекомендую заносить в реестр все поступающие документы, даже если они носят рекламно-информационный характер и не имеют признаков, присущих деловой бумаге, так как практика показывает, что неопытный работник, ведущий регистрацию, по первости не всегда может верно оценить характер и важность полученных документов см.

Не выбрасывайте вскрытые конверты. Причем даже если вы не проставили на документах номер из вышеприведенных мною или других подобных соображений , то на конверте его нужно проставить обязательно.

После чего конверт прикрепляют степлером или скрепкой к документам, которые в нем пришли. Входящий регистрационный номер нужно обязательно проставлять на вашем экземпляре накладной экспресс-оператора.

Если в момент доставки вы видите, что экземпляр накладной один и курьер явно намерен его забрать себе, то не поленитесь и сделайте ксерокопию.

Советуем сохранять эти накладные в отдельной папке. Рано или поздно эта папка вам может очень пригодиться.

Это очень важное уточнение, особенно если вы работаете с контрагентами, имеющими многочисленные филиалы в разных городах, так как иногда очень важно знать, от кого фактически поступил пакет. Сюда аккуратно вписываем все, что пришло в этом пакете, а именно исходящие номера, даты и названия присланных документов.

Если документ поступил в нескольких экземплярах, в скобках укажите их количество. Не пренебрегайте подробностями, они очень важны! Часто документы, присланные из-за рубежа, не имеют привычных нам реквизитов. Главное, чтобы впоследствии, при возникновении любого вопроса о поступлении тех или иных документов вы могли четко дать ответ, какие именно документы приходили и когда.

Как известно, во всех пособиях и учебниках по делопроизводству декларируется принцип однократной регистрации входящих документов. На практике я убедилась, что это не всегда полезно, удобно и оправданно. Если сначала вы получили какой-то документ по факсу и зарегистрировали его, а потом получили его через курьерскую службу экспресс-доставки, то регистрируйте его повторно, соблюдая все правила регистрации и заполняя все поля реестра.

После регистрации и проставления визы резолюции руководителем на входящем документе делается его ксерокопия или скан-копия в количестве, соответствующем количеству ответственных лиц.

Секретарь отсылает скан-копии по корпоративной электронной почте, желательно с уведомлением о прочтении и доставке. В этом случае росписи о получении копии документа с ответственных лиц брать не надо, поэтому такой способ является более предпочтительным.

Если же секретарь выдает бумажные ксерокопии, то необходимо делать это строго под роспись. Отметки о получении документов нужно собирать в реестре, предварительно распечатав нужный его лист.

Оригиналы документов за исключением исполнительных листов, бухгалтерских, таможенных и еще некоторых видов документов должны храниться у секретаря в канцелярии. Исполнители работают с копиями, которые секретарь рассылает им по электронной почте или передает под роспись в виде ксерокопий.

Если какому-либо работнику нужен оригинал того или иного документа, то в дело подшивается его копия, снятая с документа, содержащего визу руководителя и регистрационный номер. Кроме того, на этой копии секретарь должен сделать отметку о том, кому и когда отдан оригинал, например: Так, например, если вы получили заказным письмом оригинал договора на семи листах, с тремя приложениями, сопроводительным письмом, письмом-рекламацией и фотографиями скажем, неисправного агрегата , в реестре регистрация данного письма будет выглядеть, как в Примере На документах в правом нижнем углу нужно сделать запись следующего содержания: Исходящие официальные письма Для регистрации таких писем достаточно создать таблицу Пример Как правило, пишется исполнителем на самом письме.

Данный реестр предназначен для регистрации официальных исходящих писем, то есть созданных на бланке предприятия со всеми реквизитами в соответствии с правилами оформления, принятыми в данной организации, и содержащих подпись руководителя организации или иного руководителя, имеющего право подписи таких писем; иногда могут нести на себе печать предприятия , создаваемых работниками организации и отправляемых впоследствии адресатам различными способами.

Регистрационный номер, записанный в этом реестре, является исходящим номером письма. Номер исходящего письма может быть как простым, состоящим только из цифр, являющихся порядковым номером в реестре, так и сложным, состоящим из нескольких цифр, разделенных косой чертой или дефисом через дробь можно указывать порядковый номер месяца или года создания письма и т.

Какой бы способ нумерации исходящих писем вы ни выбрали, его нужно закрепить в инструкции по делопроизводству организации если ее пока еще у вас нет. Если инструкция имеется, номера письмам следует присваивать в строгом соответствии с утвержденным алгоритмом.

Образцы регистрации писем с простой и сложной нумерацией приведены в Примерах 15, Документы, отправляемые организацией К таким документам можно отнести исходящую корреспонденцию не путать с исходящими официальными письмами, регистрацию которых мы рассмотрели выше.

Это огромный и очень важный массив документов. Регистрировать их нужно обязательно и довольно подробно. Общий вид и вариант заполнения реестра регистрации исходящей корреспонденции приведены в Примере Не забывайте, что под индексом не должно быть никаких посторонних записей, иначе письмо может не дойти до адресата.

Не старайтесь соблюсти соответствие номеров пакетов и календарной даты: В любой момент, если нужно, вы можете активировать фильтр MS Excel по требуемой календарной дате и увидеть все отправления.

Контактное лицо и телефон нужны для экспресс-отправлений, остальные виды почтовых пересылок в таких подробностях не нуждаются. В эту графу переписываете с вернувшегося уведомления о вручении дату получения и фамилию принявшего лица.

Подытожим Вышеперечисленные реестры являются основными и должны присутствовать в любой организации, стремящейся к порядку в делопроизводстве. В зависимости от особенностей документооборота в вашей организации, возможно, перечень реестров не окажется исчерпывающим.

В этом случае вы сможете создать нужные вам виды журналов регистрации по аналогии с приведенными в этой статье, например: Уверена, что нет!

Более того, проявите смекалку, остроумие и творческий подход к данной, казалось бы, весьма рутинной области деятельности секретаря. Также для упрощения в дальнейшем будем именовать сотрудника, занимающегося регистрацией и рассылкой документов, секретарем.

Назарова Л. Создаем реестр приказов по основной деятельности: Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения материалов с сайта разрешается правообладателем только с указанием гиперссылки на данный сайт, если не указано иное.

Регистрация входящего письма образец — Деловая переписка — Примеры заявлений и ходатайств Регистрация входящих документов Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства.

Правила регистрации документов Входящие письма: Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Справка Регистрационный номер В соответствии с этими государственными регламентами, регистрационный номер представляет собой комбинацию порядкового номера документа и буквенного обозначения. В этих рекомендациях определен порядок, в котором производится регистрация входящих документов.

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать

Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь далее— Инструкция разработана с целью совершенствования, повышения эффективности и качества документационного обеспечения управления путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними. Настоящая Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах и организациях Республики Беларусь независимо от формы собственности и организационно-правовой формы далее— организации. Положения настоящей Инструкции распространяются на организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя и устанавливают правила подготовки, оформления, учета, тиражирования, контроля исполнения, оперативного хранения, использования и подготовки к передаче в архив, осуществляемые с помощью ручных, механизированных и автоматизированных компьютерных технологий. Особенности оформления, обработки и хранения документов в электронном виде регулируются главой 18 настоящей Инструкции и актами законодательства Республики Беларусь. Особенности оформления, обработки и хранения организационно-распорядительных документов, относящихся к нормативным правовым актам Республики Беларусь, содержащих государственные секреты и иную охраняемую законодательством информацию, обращений граждан и юридических лиц и документов, связанных с их рассмотрением, заявлений лиц, обращающихся за осуществлением административной процедуры, и иных документов, связанных с осуществлением административных процедур, регулируются актами законодательства Республики Беларусь.

Регистрация документов в вопросах и ответах

Порядок регистрации, рассылки и хранения документов, относящихся к данной группе, можно представить в виде схемы: Реестр протоколов совещаний. Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 7. Регистрация и рассылка протоколов исполнителям осуществляется по вышеприведенной схеме.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Регистрация входящего документа в модуле Канцелярия ПК "Делопроизводство"
Процесс работы с входящей корреспонденцией, как и любой другой бизнес-процесс, помимо составляющих его элементов обязательно описывает или регламентирует производственную деятельность его участников.

Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Номер вашей заявки. Прямо сейчас на почту придет автоматическое письмо-подтверждение с информацией о заявке. Письмо-ответ помимо собственного исходящего номера должно также содержать информацию о номере входящего письма, ответом на которое оно является. Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма. Естественно, что в любой организации входящие. Оформление письма, образец: Оформление писем по ГОСТу. Исходящий номер состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом.

Делопроизводство

Ответить Пётр 10 01 При приеме моей жалобы секретарь, расписавшись на ксерокопии жалобы, не поставила дату поступления. Моя дата стоит. В последствии секретарем было заявлено, что жалоба поступила позже указанной мною даты. В журнале регистрации документов, имеющего форму сшитых поспешно отдельных листков, стоит поздняя дата.

Пироговой Пирогова Напомним, что это лишь примерная форма - можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу "Отметка об исполнении" для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе.

Эта статья посвящена документам любого рода, поступающим в организацию. Рассмотрим порядок их регистрации и форму журнала для учета входящих документов. Образец журнала можно скачать по ссылке. Регистрация входящих документов производится для того, чтобы облегчить их поиск, отслеживание и в целом работу с ними. Результатом регистрации является уникальный регистрационный индекс номер , присвоенный каждому письму. Кем осуществляется прием и регистрация входящих документов? Это зависит от того, централизован ли прием документов в компании или нет. При централизованной форме принимает документы и заносит их в базу данных секретарь или работник канцелярии.

регистрация документа – присвоение документу .. Входящий номер документа состоит из порядкового номера по журналу телефонограммы на общих основаниях; помещать в дело документ, правильно.

Вход на сайт

Регистрация входящих документов, поступивших по электронной почте Заказчик: В связи с этим делопроизводители зачастую не имеют возможности оперативно регистрировать входящие письма, что приводит к несвоевременному получению и рассмотрению их адресатом, а также исполнению документов работниками компании. Нередки ситуации, когда приложения поступают по электронной почте отдельно от регистрируемого сопроводительного письма, что, в свою очередь, является причиной потери важной информации. Вместе с тем электронная почта, как основной коммуникационный канал, постоянно подвержена риску заражения и хакерским атакам, поэтому при автоматизации процесса по регистрации электронных документов всегда остро стоит вопрос информационной безопасности. Stream предназначен для преобразования текста электронного письма в html-формат в исходной кодировке письма. Рисунок 1 - Диаграмма взаимодействия модулей Проверка электронных писем на наличие во вложениях недопустимых типов файлов и вредоносного содержимого выполняется с помощью ПО Kaspersky Antivirus, взаимодействие с которым выполняется через интерфейс Kaspersky API, и разработанных модулей FindInCompress и VBAFinder. Тип файла каждого полученного вложения проверяется на соответствие запрещенным для импорта в СЭД:

Регистрация исходящей корреспонденции

Главная Сакратар. Организация документооборота Пунктом Установлено также, что организация документооборота должна отвечать следующим требованиям: Согласно предписаниям Инструкции прохождение и обработка основных категорий документов в организации должны осуществляться строго в соответствии со схемой прохождения документов, разрабатываемой службой ДОУ и утверждаемой руководством организации. Организация документооборота при применении средств автоматизации делопроизводства должна обеспечивать совместимость традиционной и автоматизированной обработки документов. Регистрация документов Регистрация документов — это запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки. Установлено, что регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения.

Обработка входящей корреспонденции

При этом порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самой организацией. Существует три формы регистрации документов:

.

.

.

Комментарии 6
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Ангелина

    Сёма, шо вы думаете за военное положение?

  2. Савелий

    Подскажите пожалуйста,какие неприятности могут ожидать человека(контролирующие органы),сдающего квартиру как физ лицо и как возможно их избежать.

  3. Иларион

    Сами воруют ,в офшоры миллионами и миллиардами переводят и никакие налоги не платят. Твари все делают против народа .Вобще требовать отмены этой Дуиы .Сколько дармоедов сидят на шее народа и душат же его .

  4. lasosan

    Думаю, этот вопрос интересует многих, не только на пробежке да и в городе тоже. Можно даже ролик записать на эту тему. Актуально. Как правильно с правовой точки зрения вести себя в такой ситуации чтобы самому потом крайним не оказаться.

  5. Пимен

    Смотрела на многих сайтах, но боюсь подделки. Слышала , что в российских наших больницах лечат этими лекарствами 100 илечение. Назначили Совосбувир и Даклатасвир моя знакомая вылечилаь (ей занесли эту заразу при операции на щитовидную железу). Она покупала через врача, который сам же дает номер телефона Но через сайт получается в 2 раза дешевле.

  6. Всемил

    Спасибо большое за консультацию

© 2018 musicgames24.com